Todo colaborador ou gestor já passou pela experiência de participar de uma reunião e ao fim sentir que “perdeu” tempo. Muitos gestores têm grandes dificuldades para ministrar reuniões produtivas, alguns erram até mesmo ao convocar reuniões sobre assuntos que poderiam ser resolvidos com um e-mail ou uma enquete.
As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% do seu tempo em reuniões. Já a diretoria passa ¾ de um dia de trabalho enclausurado em uma reunião. Uma pesquisa realizada pelo Bain & Company apontou que grande parte das empresas perde cerca de 25% ou mais de seu tempo de trabalho com atividades de baixo valor, transformando em horas, equivaleria a 10 horas semanais perdidas por colaborador. Para evitar esse mal na sua equipe, a Gente em Foco separou uma série de dicas infalíveis.
Antes da reunião
A reunião é necessária? – Antes interromper as atividades de seus colaboradores para reuni-los, primeiro reflita se os temas em questão não podem ser tratados com outros métodos. Por exemplo, caso o assunto seja informativo e não seja de grande comoção pode ser tratado com um memorando, se o objetivo for pedir a opinião dos colaboradores uma enquete, e-mail ou até mesmo uma visita sala por sala pode ser uma solução mais eficaz.
Envie os convites e defina os temas com antecedência – Reúna os e-mails dos convidados e envie os convites com pelo menos 2 dias de antecedência, com o convite, apresente as pautas que serão abordadas e permita que os convidados proponham outras. É importante que, por motivos de organização, novas pautas só sejam acrescentadas antes da reunião e não no decorrer dela.
Marque horário para começar e terminar – Para uma reunião eficiente o término é mais importante que o início. Comece na hora mesmo que todos não estejam presentes, pois isso forçará que os atrasados se apressem na próxima. Seja firme quanto ao horário de término, assim a equipe evitará ficar divagando sobre temas fora da pauta.
Mantenha o número mínimo de pessoas – Reuniões maiores são mais improdutivas que as menores. Ao invés de convocar equipes inteiras, é possível convocar apenas os responsáveis por elas, assim, cada responsável aborda o assunto de interesse de sua equipe. Desta forma ramificada reuniões de equipes diferentes podem ocorrer simultaneamente.
Durante a reunião
Foque sempre – Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que este não é o momento.
Desligue os celulares – Só atenda o telefone se a ligação for de contatos que só te ligariam em situações emergenciais, por exemplo a escola dos seus filhos ou o presidente.
Analise os comportamentos improdutivos –
- “Olha como eu trabalho” – Este comportamento é característico de gerentes que querem demonstrar a própria produtividade, tanto para seus superiores quanto para seus subordinados, e para isso utilizam reuniões convocadas por seus superiores, ou até mesmo convocam reuniões.
- Poder / Carência – Alguns utilizam as reuniões simplesmente para serem ouvidos, ainda que o assunto abordado por eles não seja interessante á equipe. Outros insistem em intermediar reuniões mesmo sem serem os encarregados por essa função, apenas pela sensação de poder.
- “Todos fazem mesmo” – Gestores que convocam reuniões sem analisar se são realmente necessárias, se as pautas precisam realmente ser abordadas em uma reunião e não em outros formatos. A reunião é convocada apenas por parecer uma solução óbvia para esse gestor, ele faz uma reunião “porque todos fazem mesmo”.
- “Deixa para a próxima” – Este comportamento de procrastinação faz com que as decisões sejam sempre postergadas, criando um ciclo sem fim.
- “Quem está na reta?” – Este comportamento é típico de equipes, ou colaboradores, que estão mais focados no problema que nas soluções.
Após a reunião
Registre os pontos mais importantes da reunião – Estes registros servem tanto para recordar quais foram os acordos da equipe, quanto para análises posteriores.
Analise os pontos fortes e fracos da reunião – Análises são fundamentais para melhorar o desempenho das reuniões e da equipe.
Dicas Bônus
Fique em pé – Ficar em pé gera um desconforto que serve como um bom motivo para agilizar as decisões.
Fuja da sala de reunião – Autores norte-americanos e novos gestores da geração Y sugerem reuniões no corredor ou em local aberto (varanda ou saguão) para que os participantes fiquem expostos e não caiam na tentação de “empurrar soluções com a barriga”.
